Canale interno di segnalazione:
- Invio di una segnalazione in doppia busta chiusa:
- la prima busta deve contenere i dati identificativi del segnalante unitamente alla fotocopia del documento di riconoscimento;
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la seconda busta deve, invece, contenere la segnalazione, in modo da separare i dati identificativi del segnalante dalla segnalazione.
Entrambe le buste dovranno essere inserite in una terza busta chiusa che rechi all’esterno la dicitura “riservata al Responsabile
Whistleblowing” (CFN ha attribuito il ruolo di Responsabile Whistleblowing al Presidente del Collegio Sindacale) e inviata all’indirizzo di
posta: Galleria de Cristoforis 3, 20122 Milano oppure inserita nell’apposita casella fisica presente presso la sede di CFN. Qualora la
segnalazione dovesse riguardare il Responsabile Whistleblowing, la stessa va effettuata tramite il medesimo processo sopra descritto ma
indirizzata alla Funzione di Riserva (CFN ha attribuito il ruolo di Funzione di Riserva al Responsabile della Funzione di Internal Audit o,
in caso di esternalizzazione, al Referente Interno della stessa).
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Il segnalante può altresì richiedere, tramite comunicazione inviata al medesimo indirizzo di posta: Galleria de Cristoforis 3, 20122
Milano, che venga fissato un incontro diretto con il Responsabile Whistleblowing o con la Funzione di Riserva, entro un termine
ragionevole.
Le segnalazioni devono essere effettuate in buona fede e devono risultare chiare le circostanze di tempo e di luogo in cui si è verificato
il fatto oggetto delle stesse, la descrizione del fatto, le generalità o altri elementi che consentano di identificare il soggetto cui
attribuire i fatti segnalati. È utile anche allegare documenti che possano fornire elementi di fondatezza dei fatti oggetto di segnalazione,
nonché l’indicazione di soggetti che possano contribuire a circostanziare il più possibile quanto segnalato. Il Responsabile Whistleblowing
o la Funzione di Riserva confermano al segnalante il ricevimento della segnalazione a mezzo e-mail (o altro strumento idoneo a tenere
traccia dell’attività) entro il termine di sette giorni dalla ricezione della segnalazione. Qualunque funzione/struttura diversa dal
Responsabile Whistleblowing ovvero dalla Funzione di Riserva che ricevesse per errore una segnalazione ha l’obbligo di trasmetterla
immediatamente al Responsabile Whistleblowing ovvero alla Funzione di Riserva, dandone contestuale notizia al segnalante. Per i casi di
segnalazione di violazioni alle disposizioni in materia di riciclaggio e finanziamento del terrorismo, la Società applica le disposizioni
previste dall’art. 48 del D. Lgs. 231/2007 (e ss. modifiche e integrazioni).
Canale esterno di segnalazione: La persona segnalante può
ricorrere al canale di segnalazione esterna attivato dall’Autorità Nazionale Anticorruzione (ANAC) qualora, al momento della presentazione
della segnalazione:
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non è prevista, nell’ambito del suo contesto lavorativo, l’attivazione obbligatoria del canale di segnalazione interna ovvero questo,
anche se obbligatorio, non è attivo o, anche se attivato, non è conforme a quanto previsto dalla legge;
- abbia già effettuato una precedente segnalazione interna che non ha avuto seguito;
-
abbia fondati motivi di ritenere che alla segnalazione interna non sia dato seguito ovvero la segnalazione possa determinare il rischio
di ritorsione;
- abbia fondato motivo di ritenere che la violazione possa costituire un pericolo imminente o palese per il pubblico interesse.
Per maggiori dettagli visionare la
Policy Whistleblowing.